Máte taky své "Časožrouty"?

Na závěr našeho tématu měsíce srpna vám přinášíme malý test. Pokud máte v práci pocit, že pořád něco nestíháte, utíkají vám priority a jste pod časovým tlakem, zkuste najít vaše nepřítelské časožrouty.

Pročtěte si následující seznam 30 nejobvyklejších časožroutů (neboli časových pastí) a zakřížkujte pět „svých“, které jsou pro vás nejpříznačnější.

1	Nejasné stanovení cílů
2	Nemám stanoveny priority
3	Snaha udělat toho příliš mnoho najednou
4	Chybí přehled o očekávaných úkolech a aktivitách
5	Špatné denní plánování
6	Osobní dezorganizace / přeplněný psací stůl
7	Papírování a čtení
8	Špatný systém zakládání písemností
9	Hledání poznámek, lístečků, adres a telefonních čísel
10	Nedostatečná motivace / pracovně indiferentní chování
11	Telefonická vyrušení
12	Neohlášení návštěvníci
13	Neschopnost říci NE
14	Neúplná, zpožděná informovanost
15	Nedostatečná sebekázeň
16	Neschopnost dokončit daný úkol
17	Rozptylování / Hluk
18	Zdlouhavé porady
19	Nedostatečná příprava na porady a pohovory
20	Nulová nebo nepřesná komunikace
21	Soukromé hovory a zasílání sms zpráv
22	Přílišná komunikace
23	Příliš mnoho administrativních úkonů
24	Chorobný sklon všechno odkládat
25	Snaha znát všechna fakta
26	Čekací doby ( např. při jednáních, schůzkách, poradách)
27	Spěch, netrpělivost
28	Nedostatečné delegování
29	Nedostatečná kontrola delegovaných úkolů
30	Brouzdání po Internetu

Pak se zkuste na vašich pět nejhorších časožroutů podívat a zamyslet se nad tím, jak je co nejvíce minimalizovat. 

Svou výkonnost můžete značně zvýšit už jen tím, že se zaměříte na snížení právě těch faktorů, které vás NEJVÍCE připravují o čas. 

Zdroj: MgC Group

10 tipů pro lepší organizaci času

Celý srpen se na našem blogu věnujeme stresu a způsobům, jak s ním bojovat. Na závěr našeho tématu pro vám máme 10 zajímavých tipů, jak se vyhnout stresu z nedostatku času.

1. Mějte mysl jak voda

• Vše, co nemůžeme vyřešit do 2 minut, bychom měli zaznamenat do systému.
• Z hlavy je potřeba zapsáním dostat všechny myšlenky, plány, úkoly které se vynořily, ale v danou chvíli tam nepatří – není možné je vyřešit.
• Musí být spolehnutí, že odložením člověk o myšlenku nepřišel, ale v pravý čas ji v systému opětovně dohledá.

2. Dělejte první kroky

• U úkolu, který odkládáte si stanovte jeden malý krok, který můžete udělat okamžitě.
• Pomáhá pokud:
• Kroky máte plně ve své moci – nemusíte spoléhat/čekat na nikoho jiného.
• Kroky jsou fyzické úkony – spíše než „domluvím se s Alenou“ je lepší „zvednu telefon a zavolám Aleně“. 
• Kroky jsou krátké a konkrétní , aby neodrazovaly od realizace.

3.  Pořiďte si časový snímek

•  Časový snímek slouží k tomu, aby si udělal inventuru, jak je na tom s časem v současnosti – jaké činnosti vykonává, kde jsou „ztráty času“ a prostor k úsporám. Jednoduchá realizace časového snímku je pomocí list papíru s tabulkou, kam člověk zaškrtává po patnácti minutách, čemu se věnoval.

4. Řiďte svůj život řízením svého času

• Proč nestíháme číst knihy a odpovídáme na všechny telefony?
• „Jsme to, co je v našich kalendářích“
• Rozhodujte o svém čase a nenechte si vnutit svá rozhodnutí od „věcí, které zvoní.“ 
• Aktivně se starejte, co je ve vašem kalendáři – nebo se o to za vás postarají „věci, které zvoní.“ 

5. Poznejte svoje vůdčí hodnoty

• Přemýšlejte o čtyřech důležitých stránkách lidského života:
• o fyzická – zdraví, kondice, závislosti, vzhled
• o emoční (vztahová) – vztahy, rodina, komunita, přátelé, potomstvo, spokojenost, pověst
• o duševní – znalosti, schopnosti, zásluhy, kariéra
• o duchovní – smysl života, odkaz, etika, svědomí, to co vás přesahuje
• Přemýšlejte o svých rolích. Například: otec, manžel, zaměstnanec, přítel, kolega. Sepište si všechny svoje role, které v životě hrajete. Vyberte z nich sedm nejvýznamnějších. Z těch vyberte tři nejvýznamnější. 
• Co kdyby Vám zbýval měsíc života, co byste dělali?

6. Mějte cíle, dosahujte jich

• Plánování je aktivní vyhledávání cílů v souladu s osobními hodnotami, přemýšlení o nich a začlenění cesty k jejich naplnění do každodenního života.
• Jak na cíle:
• Zapište si je (Nezapsaný cíl je pouhé přání, Hyrum Smith)
• Mějte jich velice málo (Míti jediný cíl je první podmínka úspěchu; neboť úspěch se může měřit toliko měřítkem touhy, a touhy, které si odporují, nemohou býti realizovány, Hillaire Belloc)
• Držte je stručné. Každý cíl napsat na samostatný papír, maximálně 200 slov. Několikrát za den ho pak stihnete během jedné minuty přečíst, zamyslíte se, co bude následující krok, a provedete, co je potřeba.

7. Plánujte – denně

• Napište si seznam všeho, co byste rádi během dne zvládli. Seznam sestavíte na základě týdenního plánu a z věcí, které se aktuálně objevily.
• Ohodnoťte každou položku seznamu. Hodnotíte, jak je položka důležitá z hlediska vašich hodnot a cílů.
• Přisuďte každé položce numerickou hodnotu. V čase, který máte na vykonávání denních priorit, začněte položkou s nejvyšší prioritou a na další přejděte, až tu první dokončíte. 

8. Buďte proaktivní

• Být proaktivní znamená převzít odpovědnost za svá rozhodnutí a za svůj život. Znamená to soustředit se na svůj okruh vlivu.
• Znamená to ptát se: „Co já můžu udělat?“ místo: „Čí je to chyba?“ Znamená to místo na „Kdyby jen …“ se zaměřit na „Mohu být …“

9. Začínejte s myšlenkou na konec

• Každý výtvor člověka vzniká dvakrát – jednou v mysli tvůrce, podruhé skutečně, prací jeho rukou, případně jiným způsobem realizace. Už to, že budeme jasně vědět, čeho chceme dosáhnout je prvním krokem k realizaci.

10. To nejdůležitější dejte na první místo

• Podstatou dobré správy času není „zrychlit práci“, „stihnout víc“, „ušetřit čas“. 
• To, na čem skutečně záleží, je dělat důležité věci.
• Abychom si opravdu mohli volit, co je důležité v daném okamžiku dělat, je třeba minimalizovat vliv naléhavého – protože věc, která je méně důležitá, zato však naléhavá, dostane přednost před důležitější nenaléhavou.
• Boj o smysluplné využití času a života je tedy bojem o to, abychom maximum svého času vynakládali na činnosti důležité a nenaléhavé. 

Zdroj: MgC Group

Pozitivní psychologie

Jak jsme již zmínili v našem úvodním článku, téma „Buď Cool“ souvisí velmi úzce s pozitivní psychologií. Pozitivní psychologie byla vyjmuta z oblasti psychologie oficiálně v roce 2003 panem Martinem Seligmanem. Můžeme doporučit jeho knihu „Vzkvétání“, kde je uvedeno plno příkladů a celá problematika je skvěle popsána. Pan Martin řešil prvotně rodinné rozkoly a párům dával původně návod, jak s problémem pracovat. Jako všichni lékaři. Ovšem časem začal poslouchat, jak spolu páry mluví. Jaká prohlášení používají. Kolik pozitivních zpráv přijde na jednu negativní. A byl v šoku. Negativní zprávy převyšovaly nad pozitivními. Později byl udán takzvaný Losadův poměr, který na základě výzkumů zní: 3 pozitivní zprávy na jednu negativní (3:1). A i tento poměr už je na hraně a spějeme k rozvodu. A je nutné si říci, že se jedná o americký výzkum. Jak to potom je u nás v Evropě! Jsme u nás v mínusu? Zatím často vidíme, že ano. Řešíme jen to, co se musí a co se nepovedlo. Slyšíme i to, co se povedlo a co jsme zdárně dokončili? Pro firemní sektor platí ten samý poměr. 3:1. V tomto poměru firmy při výzkumu prosperovaly a rozvíjeli se. Ale pozor! Nelze pořád chválit. Bylo zjištěno, že jestliže je poměr 13:1, firma nemá „kormidlo“ a spěje do záhuby.

Pozitivní psychologie je tedy také o tom, jak mluvíme, jaké výrazy a slovní spojení používáme. Často stejnou věc můžeme říci několika způsoby:

Příklad 1 – V restauraci:

a) Nedala byste si ještě něco sladkého ke kávě?

b) Mohu Vám nabídnout ještě něco sladkého ke kávě?

c) Ke kávě Vám určitě doporučuji náš vynikající domácí borůvkový koláč nebo lehký cheescake s malinami.

Příklad 2 – Odpovědi na otvírací dobu obchodu:

a) Od 12.00 do 13.00 mají zavřeno. Pak asi do 18.00 hod.

b) Mají otevřeno už od 8.00 do 12.00 a pak od jedné až do šesti.

Příklad 3 – Reakce nadřízeného na provedený úkol:

a) Tak tohle se ti nepovedlo.

b) Ten minulý úkol se Ti povedl lépe.


Cítíte rozdíly ve výše uvedených příkladech? Pozitivní psychologie uvádí i největší prohřešky:

- Povedlo se Vám to, ale ….. (pochválím a následně tvrzení stočím do negativa)

- Nechcete? Nepotřebujete? Nemáte chvíli čas? …. Předpona NE – lepší použít jiné výrazy (mohu Vám doporučit? Mohu Vám ještě nějak pomoci? Máte chvilku času?)

- Honza se mi strašně líbí!! (spojení strašně líbí se také nenosí – tak je strašný nebo se slečně líbí?)


Uvedu ještě poslední příklad 4 možných reakcí na 1 pozitivní zprávu. Které se dají zařadit do pozitivních a které do negativních prohlášení?:

Partner: „Právě jsem vyhrál 100.000 v loterii!!“

Partnerka:

1) Aktivně konstruktivní reakce – „Teda, to jsi měl štěstí! Koupíš si něco hezkého? A kde jsi vlastně sázel? To je super něco vyhrát že? (Neverbálně udržujeme oční kontakt a projevujeme pozitivní emoce)

2) Pasivně konstruktivní reakce – „To je fajn.“ (Neverbálně malý nebo žádní aktivní projev emocí.)

3) Aktivně destruktivní reakce – „Vsadím se, že z toho budeš muset zaplatit daň. No, já nikdy nic nevyhraju.“ (Neverbálně projevování negativních emocí.)

4) Pasivně destruktivní reakce – „Dneska jsem v práci měla děsný den. (Neverbálně malý oční kontakt a odvrácení se)


Pan Martin řešil i těžké deprese pacientů. A začal řešit jejich příčinu. Bez léků. V rámci výzkumu měl 3 skupiny:

a) Pacienti zařazeni do pozitivní psychologie – 55% úspěšnost léčby

b) Pacienti zařazeni do obvyklé terapie – 20% úspěšnost léčby

c) Pacienti zařazeni do obvyklé terapie kombinované s podáváním léků – 8% úspěšnost léčby

Je tedy jasně vidět, že léčba pozitivní psychologie má velké účinky. Pracoval s nimi na bázi úkolů - Zapisujte si každý den 3 dobré věci – co se Vám podařilo. Co se Vám povedlo. Dále můžeme pokračovat tzv. „Pozitivním sluncem“ – na každý paprsek píšeme dovednost/vlastnost, čeho si na sobě vážíme nebo co umíme (umím naslouchat, umím perfektně vařit guláš – i maličkosti se počítají) Nejtěžší cvičení je pak pochválit sebe sama ústně. A co si budeme povídat – umíme se pochválit? Při blocích pozitivní psychologie často rádi dáváme cvičení pochval:

1) Pochvalte sebe sama.

2) Pochvalte kolegy za něco, čeho si na nich opravdu vážíte. Čím Vám pomáhají. A chvalte do očí. Něco jiného je chválit kolegu do pléna a něco jiného chválit kolegu z očí do očí.

3) Přijměte pochvalu.

Z vlastních zkušeností můžeme potvrdit, že toto cvičení zvládne relativně bez problémů pouze 5% účastníků. „Pochválit mě musí přeci někdo jiný ne?“, „To já nevím, co umím.“ „Já asi nic neumím tak dobře, abych si to zapsal/a)“

I maličkostí je třeba si všímat a umět je ocenit. Jak na sobě, tak i na lidech okolo a pozor. Jestliže chválíme, tak nemluvíme o někom, kdo je přítomen. Ale chválíme do očí. Zkuste to. Má to „grády“! 

A jaké je Vaše Pozitivní slunce? Plešaté, s vypadanými paprsky nebo je úplně plné? Zdá se to jako banalita, ale vaše Pozitivní slunce vám pomůže i v nejtěžších situacích, máte ihned jinou výchozí pozici pro řešení situací. Negativní maličkosti často již přestanete brzy vnímat. Stačí jej mít po ruce nebo na viditelném místě pro vás. Třeba v šatní skříni. Ráno je fajn se pozitivně nastartovat, že?

Autor: Jana Puhalová

Nejčastěji se stresujeme v práci

Minulý týden jsme otevřeli nové téma Buď Cool, kde jsme se mimo jiné zabývali stresem. Z výzkumů, který realizovala společnost GFK vyplynulo, že nejvíce se stresujeme v zaměstnání. Stresem v práci trpí čtyři z deseti Čechů a více než polovina z nich ho pociťuje několikrát do týdne. Mezi největší spouštěče stresu patří mezilidské vztahy na pracovišti, nepřiměřené pracovní zatížení a nedostatečné ohodnocení práce. Češi se snaží zmírnit pracovní stres pomocí pozitivního myšlení, přestávkami v práci, fyzickým pohybem a pitím kávy nebo energetických nápojů. V současnosti pociťují lidé více stresu v zaměstnání než v předchozích letech a přibližně tři z pěti Čechů si myslí, že zaměstnavatelé nevytvářejí takové podmínky na pracovištích, které by vedly k jeho snížení.

Stresem trpí více zaměstnanci na vedoucích pozicích

V realizovaném průzkumu 42 procent lidí uvedlo, že trpí stresem v práci. Více trpí stresovými situacemi zaměstnanci na vedoucích pozicích než řadoví zaměstnanci. Stres v práci zažívají především vysokoškolsky vzdělaní jedinci (57 procent). Více jsou stresovaní muži než ženy.

Více než polovina Čechů trpí stresem až několikrát do týdne

53 procent těch, kteří se v práci stresují, uvedlo, že kvůli pracovnímu vypětí trpí stresem až několikrát týdně. Alespoň jednou týdně trpí stresem více než 3/4 dotázaných.  Výsledky výzkumu ukazují, že výše postavení zaměstnanci trpí především stresem jednorázovým. Mezi řadovými zaměstnanci je počet stresovaných osob menší, ovšem v jejich případě jde více o stres permanentní.

Co způsobuje lidem v práci největší stres?

Téměř polovina dotázaných respondentů zažívajících stres v práci považuje za spouštěč stresu především mezilidské vztahy. Muži jsou na tom lépe (42 procent) než ženy, kterým mezilidské vztahy dělají větší vrásky na čele (58 procent). Druhým stresovým faktorem je nepřiměřené pracovní zatížení (43 procent). Třetí spouštěč  stresu - nedostatečné odhodnocení v práci (jak finanční, tak nefinanční povahy) – uvedlo 40 procent respondentů, častěji řadoví zaměstnanci než řídící pracovníci. Z dalších faktorů, které způsobují stres, můžeme uvést nejistotu zaměstnání, propouštění, reorganizaci, nedostatečnou komunikace v rámci firmy nebo nedostatečně vymezené úkoly a povinnosti.

Jaké prostředky lidé používají ke snížení stresu na pracovišti?

První věcí, kterou se lidé snažit nastavit, pokud se dostanou do stresové situace, je pozitivní myšlení, které v této situaci používá 40 procent respondentů. Druhou pomůckou je přestávka v práci, při které se lidé snaží na práci nemyslet (36 procent). Třetím nejčastějším faktorem odvrácení stresu je fyzický pohyb ve formě procházky, protažení těla nebo krátkého cvičení, které si dopřává více než 1/3 lidí. Dále se lidé odreagovávají pitím kávy či energetických nápojů, rozhovory s kolegy, anebo něčím sladkým na zub.

Pociťují lidé více stresu v zaměstnání než v předchozích letech?

Téměř ¾ respondentů uvedly, že pociťují v zaměstnání více stresu než v předchozích letech. Ženy deklarují nárůst stresu určitěji než muži, nárůst stresu ve srovnání s minulostí uvedli více řadoví zaměstnanci než vedoucí pracovníci, nicméně rozdíly mezi těmito kategoriemi nejsou nijak markantní.

zdroj: GFK

Jak zvládat stres

A máme tady srpen a s ním i nové téma pro náš blog. A protože jsme uprostřed horkého léta, rozhodli jsme se trochu „ochladit“ a vybrali si pro tento měsíc téma „Buď cool.“

Jak zvládat věci s chladnou hlavou a nebýt ve stresu? Základem je myslet pozitivně a relaxovat. Velmi často myslíme na to, co se nám nepovedlo a kde jsme udělali nějakou chybu. To nám jde skutečně dobře. Co se ale raději zamyslet nad tím, co umíme, co nám jde a v čem jsme skvělí? Vyzkoušejte si to... Je to mnohem těžší! Již staré známé heslo zní: „Pochval se sám, stejně to za Tebe nikdo neudělá!“ A ještě si k tomu uvařit skvělou kávu a jen tak se zavřenýma očima přemýšlet o té úžasné vůni... Kde jen jsem ji už cítila? Koho mi připomíná? Hmmm...ta je ale skvělá a jak voní... Tak s chutí do toho!

Zvládání stresu je velmi zajímavé téma, které vyhledává mnoho klientů. Se stresem se setkáváme prakticky každý den, ale ne vždy je pro nás škodlivý. Takový stres, který nás pohání stále dopředu nazýváme pozitivní neboli eustres. Již jeho název napovídá, že v nás vyvolává příjemné pocity, nemá dopady na naše zdraví a stimuluje nás k vyšším výkonům. 

Naopak ten negativní stres, čili distres nám bere energii, snižuje naše sebevědomí, způsobuje nám mnoho zdravotních problémů a tím pádem urychluje stárnutí našeho těla. Z dlouhodobého hlediska může vést až k vyčerpání organismu a syndromu vyhoření.

Co s tím vším lze dělat?

• Naučit se plánovat svůj čas, neboli ovládat Time management 
• Zlepšit komunikační dovednosti
• Umět řešit konflikty

K lepšímu zvládání stresu nám může taky pomoci tzv. Metoda 5P.

1. Prevence – jak mohu eliminovat stresory?

2. Předvídání – co může nastat?

3. Příprava – jak se mohu připravit?

4. Percepce – jak situaci vnímám?

5. Poučení – co si odnáším pro příště? 

Využívat můžeme taky známé metody zaměřené na stresovou situaci a obnovu sil jako např. Metoda Body2Brain, Dechová cvičení a meditace, Jakobsnova progresivní relaxace, Koncentrační cvičení či Jóga. K těm si více povíme v některém z našich dalších srpnových příspěvků.

Autor: Alice Pospíšilová